Portail Familles – FAQ

Accessible depuis la rentrée scolaire de septembre 2017, le Portail Familles est un outil en ligne destiné aux familles utilisant les services de la Ville : Petite Enfance, Vie scolaire et Enfance-Jeunesse.

L’objectif ? Faciliter la gestion pour les parents, grâce à un dossier unique pour l’ensemble de ces services.

Le portail web, accessible via un code personnel remis par la mairie, offre de nombreuses possibilités : inscription à la garderie, à la restauration, aux activités périscolaires… Il est ainsi possible de consulter l’agenda de votre enfant, de le modifier, mais également d’accéder à l’historique des factures, à vos coordonnées, etc.

Pour les familles n’ayant pas accès à internet, la connexion peut s’effectuer au service Vie Scolaire pendant les horaires d’ouverture ou à la Maison des Habitants pour un accompagnement.

Retrouvez ci-dessous les tutoriels pour vos premières connexions.

Pour des questions sur ces services, un contact unique avec le mail : portailfamille@sene.bzh. Vos messages seront ensuite dirigés vers le bon interlocuteur.

FOIRE AUX QUESTIONS

Je n’ai pas de compte familles.

Remplissez le formulaire d’inscription pour l’ouverture du compte, à télécharger ci-dessous et retournez-le en mairie ou par mail (portailfamille@sene.bzh) une fois rempli lisiblement (en majuscule, merci).

Je ne retrouve pas le mail d’activation du compte.

Vérifiez si le lien n’est pas dans vos SPAMS et mails indésirables. Attention, le lien a une durée de temps limité. Il est recommandé de faire cette action en direct avec un agent de la mairie si vous ne pouvez pas faire cette action dans la journée.

Contacter le 02 97 66 59 74 ou par mail : portailfamille@sene.bzh

Je n’arrive pas à me connecter/Il ne reconnait pas mon adresse mail.

Contacter le 02 97 66 59 74 afin de vérifier si l’adresse mail est bien enregistrée dans votre dossier ou s’il n’y a pas d’anomalie sur votre dossier dans le logiciel. ex : erreur de saisie ou un changement de mail non communiqué.

Je ne connais plus mes codes d’accès.

Votre identifiant est l’adresse mail que vous avez communiqué. Si vous ne connaissez plus le mot de passe, demander une réinitialisation du mot de passe directement sur la page d’accueil du portail famille.

J’ai inscrit mes enfants pour la restauration, pour l’accueil de loisirs, comment savoir si les jours sont bien validés ?

Il vous suffit de vous connecter au Portail Famille et de visualiser les réservations sur votre planning.

S’il n’y a aucune mention, la validation n’a pas été effectuée par vos soins ou alors, vous avez dépassé la date limite de réservation.

Également, lors de chaque réservation confirmée, vous recevez un mail de confirmation avec le détail de votre demande.  Si vous ne recevez pas ce mail, c’est que vous n’êtes pas allé(e)  jusqu’au terme de la validation.

Vous pouvez également joindre le service d’accueil au 02 97 66 59 74 pour régulariser ou vérifier votre demande.

Quels sont les délais pour les réservations/annulation qui seront faites via le portail famille ?

Les délais de réservation/annulation possibles via le portail famille sont les suivants :

• pour la restauration municipale  : J-7 à 23 h 59 mn pour le délai réservation/annulation
• pour la garderie périscolaire : J-2 à 23 h 59 mn pour le délai de réservation
• Pour l’accueil de loisirs de la mairie : J-7 à 23 h 59 mn en fonction de la périodicité des inscriptions indiquées sur la page enfance-jeunesse, pour le délai réservation/annulation
• Pour l”accueil de loisirs du mercredi de la mairie : J-7 23 h 59 mn pour le délai réservation/annulation

 Est-il possible de réserver s’il y a des informations manquantes dans le compte famille ?

Non. Un compte famille incomplet empêchera systématiquement toute possibilité de réservation. Les familles sont responsables des mises à jour des informations.

Que se passe t’il si je ne transmets pas mon quotient familial (QF)  ?

Depuis la rentrée de septembre 2023, vous n’avez plus à joindre sur le portail familles votre attestation de quotient familial. Par contre, il est indispensable de renseigner votre numéro d’allocataire dans la rubrique liée à votre compte famille.  Si votre numéro CAF n’est pas bien renseigné, vous serez facturé au tarif le plus élevé pour l’ensemble des activités fréquenté par votre/vos enfant(s).

La commune utilise un module au sein du logiciel du Portail Familles dénommé « API Particulier ». C’est un service de l’Etat, proposé par la Direction interministérielle du numérique (DINUM). Il permet de récupérer le quotient familial des familles sans aucune démarche de ces dernières.

Une mise à jour par les services municipaux périscolaires et extrascolaires de votre QF est effectuée 3 fois par an : en septembre (rentrée scolaire), en janvier N+1, avant la fin de l’année scolaire.

En cas de changement important de votre situation, vous devez vous rapprocher de la CAF du Morbihan pour une mise à jour de votre QF. Afin que votre tarification soit adaptée à votre nouvelle situation, vous pouvez demander ensuite au  service en charge du portail famille (par mail ou téléphone) de modifier votre QF au sein de votre dossier, sans attendre la mise à jour du portail familles.

Les documents relatifs au PAI font-il parties des documents à fournir obligatoirement avant toute réservation ?

Oui. Si votre enfant relève d’un Projet d’Accueil Individualisé (PAI), les documents nécessaires à la validation de celui-ci doivent obligatoirement être insérés dans le portail famille .

 Est-il possible de faire quand même une réservation en dehors des délais ? Ex : J-7 pour la restauration

Non. Lorsque le délai est dépassé le logiciel bloque les réservations et par conséquent les plages de réservations seront grisées.

Comment doivent procéder les parents en cas de séparation ?

En cas de séparation et de garde alternée, chaque parent doit créer son propre compte avec ses informations personnelles.

Est-ce qu’un parent séparé peut voir si l’autre parent a bien réservé les activités pour son enfant ?

Les informations relatives au compte de chaque famille sont protégées. Cependant, avec le portail famille il est impossible d’inscrire son enfant deux fois à la même activité. En d’autres termes, si un enfant a été inscrit par un de ses parents pour une activité à une date précise, le second parent ne pourra effectuer de réservation pour cette activité à la même date.

Pour les personnes ne maîtrisant pas l’outil informatique est-ce qu’une aide sera mise en place ?

Les agents du service scolaire accompagneront les parents dans le paramétrage et la création de leur compte. Vous devez prendre rdv au 02 97 66 59 74.

Est-ce que les documents et informations doivent être saisis chaque année ?

Lors du changement d’année scolaire, le service scolaire envoie une notification aux familles afin de procéder à la mise à jour des informations si cela est nécessaire.  Toutefois, au cours de l’année scolaire, les familles sont responsables de la mise à jour et de la véracité des informations.

 L’annulation des repas scolaires, des activités de l’accueil de loisirs (par exemple) peut-elle être faite sur le portail ?

Les activités peuvent être annulées via le portail famille dans la limite des délais fixés pour les réservations. Au delà, vous devez contacter le 02 97 66 59 74 ou par mail : portailfamille@sene.bzh

 Si des factures ne sont pas payées, est-il possible de réserver quand même ?

En cas de facture impayée, le compte sera bloqué et les réservations ne seront plus possibles. Cette procédure est valable pour les accueils de loisirs.

Si je constate une erreur sur ma facture, que dois-je faire ?

Si mon enfant est malade, comment puis-je faire annuler mes réservations des repas scolaires ?

Pour faire annuler les repas scolaires, vous devez joindre le service scolaire via un mail au portail famille dans les 48 h de l’absence de votre enfant. Un simple mail suffit  (pas d’appel téléphonique) à portailfamille@sene.bzh. Si vous avez en possession un certificat médical (non obligatoire), vous pouvez le joindre. Le premier jour d’absence est facturé (jour de carence).

Comment doit-on insérer les documents demandés dans le portail famille ?

Si vous utilisez un ordinateur avec imprimante : vous devez scanner le document avec votre imprimante et l’insérer dans votre compte à partir de l’emplacement sur lequel votre ordinateur aura stocké le document.

Si vous utilisez l’application smartphone, les documents peuvent être pris en photo et insérés directement sur le portail via votre téléphone.

Si vous réalisez le paramétrage de votre compte à à l’accueil du portail famille de la mairie, les agents du service scolaire se chargeront de scanner vos documents et vous aideront à les insérer dans votre compte. Pour effectuer cette démarche, vous devez prendre rdv au 02 97 66 59 74.

 Les accueils de loisirs  peuvent-t-ils être réservés via le portail familles ?

Oui, sans aucun problème durant la période de réservation 7 jours/7 et 24 h/24.  Les périodes sont annoncées sur le site internet de la ville,  page enfance-jeunesse.

Combien coûte une journée en accueil de loisirs ?

La tarification est basée sur un barème lié au quotient familial du foyer des familles de Séné ou des familles extérieures dont l’enfant est scolarisé à Séné.

Depuis février 2024, les tarifs sont passés au taux d’effort (comme la restauration scolaire en septembre 2023). Les familles extérieures ont un tarif spécifique.

La Ville dépense 35 € (montant 2022) pour accueillir un enfant durant une journée à l’accueil de loisirs, repas compris. Ce coût comprend également l’encadrement, les activités et les sorties, le transport, les frais de fonctionnement, l’achat de matériel, ..

Les séjours de vacances peuvent-ils être réservés via le portail familles ?

Non, les PRE-inscriptions s’effectuent sur la page des séjours de vacances du site internet de la mairie www.sene.bzh

L’inscription des réservations est-elle annuelle ?

Oui c’est possible pour le centre de loisirs du mercredi périscolaire, le restaurant scolaire, la garderie périscolaire des écoles publiques. Vous pouvez ensuite choisir de faire une réservation « semaine type » qui sera valable pour toute l’année ou réserver les jours au fur et à mesure.

Non pour les vacances : l’inscription doit être renouvelée à chaque période de vacances.

Les données contenues dans mon compte famille sont-elles protégées ?

Oui, les informations personnelles de chaque compte famille sont propres à ce compte, qui est uniquement consultable par le propriétaire de celui-ci et les agents du service habilités à le consulter.

Les données personnelles se trouvant sur chaque compte sont protégées en respect des lois et décrets relatifs au règlement général pour la protection des données (RGPD).

Existe-t-il une application pour mobile et tablette ?

Oui, la version actuelle du logiciel est compatible avec le mobile et la tablette.